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 《新下级学》第八章第二节——沟通工具

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8.2沟通工具

在具体讨论沟通工具之前,我先针对下级的需求,列出几条评价标准:

1、             准确性。即是否容易无意误解或成心曲解。这是沟通工具的基本要求。

2、             复现性,即是否容易存档并在事后查阅。

3、             实时性,即对方能否及时收到。注意这里强调对方收到,不是自己发出。

4、             保密性,能否避免无关的人收到。


组织的沟通工具,包括信件,电报,电话,电子邮件,网络会议室,QQ,微信等。还有 Line、WhatsApp 等网络通信工具,因和QQ、微信差不多,不单列了。

读者可以根据自己的实际情况,用上面四条标准给这些工具打分。哪怕同样的工具,由于设置和使用习惯不同,在四条标准的得分也可能不同,所以只能请读者自己来衡量。

这些工具中,我要重点说一下微信。

微信几乎已经占领了全中国人民的手机桌面,工作中的运用也非常广泛,以至于专门针对微信产生了所谓“职场礼仪”。它的优点有:

1、随身携带,随时收发,给人一种“很实时”的感觉;

2、可就某个部门、某个任务开个群。如果把整个团队比作一台电脑,那每个群就是该电脑上运行的一台虚拟机。这很合上级的胃口,似乎他有好几个团队,每个团队都专心于自己的任务;

3、支持多媒体,照片声音视频皆可。

 

因此某些组织中,大多数领导交代、公司通报、业务联系、施工安排、下级汇报都用微信。有的上级甚至有了这样的口头禅:“你去拉个群”。有网友说,他部门7个人,建有十几个群,有的群他从未看过,都不知道为什么把自己加进去。

用前述四条标准评价一下微信。

准确性。微信作为一种聊天工具,加上手机打字不便,通常只发送较短的句子。基本是写一句发一句,很零碎,不像电子邮件那样全写完了再发。尽管如此,只要双方愿意,多反馈几个来回,还是可以弄明白的。

复现性。这个问题比较严重。虽然现在的微信也能备份聊天记录,但丢失了动态特性。请看例子:

甲发微信给乙:“要我来机场接你吗?”他等了 10 秒也没见回音,便又打了一句:“那我不来了?”他刚按下发送键,出现了乙的话:“好的”。于是甲的通话记录是这样的:


 




显然,甲不会误解,他知道乙要他去接。但事后看通话记录,就弄不清楚乙的意思。再考虑到下列因素也发挥作用,复现问题就更严重了:

1、             多人在群里讨论。某人发了句话,你正在回复时,有人又插了几句进来,你不为所动,继续说自己的。请问过段时间之后,你还记得自己当时在冲谁发言吗?

2、             同时在两个渠道交流。比如一边在这个群里讨论出行计划,一边在那个群里了解车辆状况。事后如果只看一个群的记录,就会难以理解当时的决策过程。

3、             使用谐音字或缩写,尤以谐音为甚。汉字是象形文字,所以是最稳定的文字。两个人,哪怕互相听不懂,靠汉字也能轻松交流。但拼音输入法成了绝对主流之后,越来越多的人提笔忘字,正在慢慢把汉字推向拼音化。没了汉字这个胶水,只要有点什么因素让一群人的发音和别人不同,他们就很难回来了。扯远了,就说眼前吧:“戴口罩”和“带口罩”,“自上海”和“至上海”,“不能”和“不难”都是很好的例子。还有种情况是误击键盘上的相邻键,可以叫“键盘谐音”,例如“迟”和“初”,一个是chi,一个是 chu,i 键和 u 键还是相邻的,所以容易打错,而“最迟”和“最初”、“迟到”和“初到”的含义相差很大。

4、             语言素质低下。比如前些年流行的无论说什么都先来一句“不是”,哪怕自己接下来要发表和对方相同的观点。还有正在流行的用“然后”取代所有的关联词——“我在吃饭,然后他也在吃饭”;动词前加个“有”字——“我有吃过饭”;以及乱用或干脆不用标点符号。低级表达技巧的病毒式流行,说明部分社会成员的语言中枢在退化,但也不能因此就剥夺他们的劳动权啊。只好请别人容忍一下吧。

 

由于上述这些问题,导致了:如果谈的内容较简单,比如上级要求大家不要外出,下级纷纷说“确认”“收到”,那是没什么问题;但如果是复杂的讨论,又过去一段时间记不清了,再想根据聊天记录精确复原当时情景就有点难。甚至,如果双方就聊天意思进行对质,其中一方故意曲解,外人将不清楚究竟谁在玩文字游戏。

实时性。和快速发送信息相比,确认对方收到信息是更重要的能力。微信在这方面没什么保障。由于手机随身带,一般都能及时看到,但说不定哪次就没看到——而这反而更糟糕。2019年底,北京铁路局两位职工,就是因为没收到上级的微信,工伤身亡。

保密性。微信在这方面也不怎么样。有很多以发错人为主题的笑话。


以上问题,QQ也有,是聊天工具的通病。这不是微信的错,它本来就是面向社交的。用它作为组织内部的主要沟通工具,只说明这组织穷、小气。将来应该会有更好的工作用聊天工具,收费的。现阶段,我只能建议大家改进聊天风格,锤炼语言,尽量减少负面作用。

 

微信的危害,一是碎片化,一是 WU 界 化。


碎片化来自于聊天的本质:有想法就说一句。由于双方知道当时的主题,可以说得很简略。无数个简略的小碎片组成了整个沟通。对上级,这意味着视角碎片化。对下级,意味着责任碎片化。

设想一位上级,可能在开会,或正要登机,或宴会应酬中。突然手机响了,是“新品开发”群里有人在请示。上级一心二用,一边应付眼前的事,一边偷空回了几个字。这种情况下,他能全面分析问题吗?还能有全局观吗?显然很难。这对上级就是遭遇战:仓促间突然看到情况,看到的还只是管中窥豹那样的一小片,就要立刻反应。就算上级能力强,出昏招的概率也很大。这就是视角碎片化。

而责任碎片化,指下级收到许多工作指令,它们来源不同——或上级亲自发布,或别人转达;沟通工具不同——或口头,或邮件,或微信;存储位置不同——或记在本子上,或存在邮箱里,或只言片语地存在微信各个好友或者群里,而存在群里的记录,一旦群撤消了就找不到了。指令间还可能相互矛盾或制约。面对此种情况,哪怕是专业人士,也很容易沦为打杂的,而且疲惫。如果上级又要求“列出工作成果”,下级就要把各个存储位置都翻检一遍,整理来龙去脉。可能很多职场人有这种经历:明明很累,老板还嫌自己什么都没干,而自己竟也无力反驳!鸡汤书会让你“摆正心态”,密藉书会教你怎么给自己“表功”。如果责任碎片化了,它们讲的又有啥用呢?

视角碎片化把上级变成笨蛋,责任碎片化把下级变成傻子,两者都妨碍组织运行,但为什么很少有人指出呢?当然因为它们也有价值:视角碎片化让上级以为一切尽在掌控,而下级要么不敢擅权,要么乐得推卸责任;责任碎片化便于上级发号施令,而下级只能忍受。

当然,也有些“素质不高”的下级学会了碎片化生存:借力打力推掉一些,接收不及忽视一些,理解错误混淆一些,最后完成的那些就拿到上级面前反复强化,所以他们过得也不错。

总之,上级下级为了各自局部利益,半推半就地碎片化了。


微信的 WU 界化,包括时间、权限两方面。时间 WU 界化,指它无时无刻不跟在身边,随时可能把人拖入工作。除了少数特殊岗位,这是不合适的:一方面是隐形加班,一方面,不在状态的人可能会出昏招。权限 WU 界化,指很多公司都有这种保密规定:公司资料不许带回家,不许存在私人存储介质上。那么,用微信谈工作、看文档,是不是违反规定呢?如果公司为此处罚员工,好像也有理。

除了微信,还有别的能抓住人不放的手机应用,比如“钉钉”,抱怨也很多。

要我说,手机是私人财产,账号也是私人财产,公司本来就无权强迫雇员用它们工作。如果员工不好意思拒绝,就拿个只能打电话的老式手机上班。如果公司给员工发手机,下班时就把它放公司里,因为它是公司的。连这些办法都不敢的人,请对照第四章,反省自己到底是不是“下级”。



总目录


《新下级学》第八章序和第一节——宏观互动


《新下级学》第八章第三节——信任沟通


------------------------------------------------------------------------------------------- 这个家伙很懒,什么也没留下......
2020-07-12 19:02:11
...楼主... [我也说一句]
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引用20楼@ 特雷西00 发表的:

首先,请你以一种,团成一个团的姿势,然后,慢慢地比较圆润的方式,离开这座让你讨厌的城市,或者讨厌的人的周围首先,请你以一种,团成一个团的姿势,然后,慢慢地比较圆润的方式,离开这座让你讨厌的城市,或者讨厌的人的周围

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